Dernier Compte-rendu N°7 du 19/06/2020

Compte Rendu de réunion du Mardi 21 Juillet 2020:
Organisation Journée Portes Ouvertes 29/08/2020
Réunion : Organisation Journée Portes Ouvertes
Lieu:
Salle du Berguille
Présents:
Frédéric FAVIER ; Jeannette LEBRAUD ; Bernadette OLIVIER ; Stella LAMBERT ;
François PENELLE ; Marie Laure PENELLE ; Alexis DUBREZ ; Annick BROUILLET ;
Marie Hélène VACHER ; Gérard LAURENÇON ; Jean Luc CIBARD ; Christophe
BAILLET ; Christiane BEAUDOIN ; Stéphane BALUCZYNSKI ; Françoise JAUGIN
Paul SEITZ ; Bernard ZITOUNI
Excusés:
Georges PAGNUCCO ; Annie POLIDORI ; Sandy DAIRAIN ; Blandine GAUDIN ;
Isabelle KUREK ; Karine VILLARD ; Delphine ROUCHER ; Didier GUINARD ; Parfait ;
Jean Hugues PAILHOU.
Mardi 21 juillet 2020
Début : 18h00
Durée : 20h30
Frédéric Favier a souhaité remercier les bénévoles, animateurs et partenaires (Effervescentre entr’autre), les
membres du CA et ceux du bureau pour leur présence et leur implication dans leur activité respective durant cette
fin de saison. Ils ont gardé le lien social pendant cette période bouleversante à laquelle on ne s‘attendait pas…

on a dû malheureusement annuler les activités et manifestations qui étaient prévues durant ces 3 mois.
Pendant cette crise sanitaire, 2 réunions de bureau au téléphone, une en présentiel et un CA ont pu être réalisés.
On a pu réfléchir notamment sur certains d'interrogation et de l’avenir à envisager suite à cette crise en travaillant
en parallèle avec Effervescentre.
Il faut s’attendre d’ores et déjà, et, en fonction de l’évolution de l’épidémie, à des restrictions sanitaires strictes mais
pour l’instant nous avons notre Journée Portes Ouvertes le samedi 29 août et nos activités sont maintenues pour la
rentrée de septemb re 2020.
Une feuille «Missions » & « Souhaits » est distribuée à tous et toutes ainsi qu’un plan de la salle de Spectacles des
Glamots où aura lieu la manifestation (voir document joint),
La journée débutera à 14 h.
Les gens déambuleront dans la salle pour prendre contact et recueillir des informations auprès des animateurs &
professeurs présents ce jour là. Quelques activités seront représentées à l’extérieur si la météo le permet.
Il y aura une buvette à l’extérieur et un goûter sera offert aux enfants.
Des flyers ont été imprimés et sont en cours de distribution; une version plus light du flyer sera ajoutée dans la
plaquette distribuée vers les 5 & 6 août 2020 dans les boites aux lettres. Un point est fait sur les consignes et mesures sanitaires à prendre en compte lors de cette journée- Il va falloir organiser des entrées et sorties avec un comptage des personnes (Frédéric se renseigne pour savoir combien de personnes ont le droit d’être présents en même temps dans cette salle).S’il fait beau, il est possible de le faire à l’extérieur et du coup nous n’aurons plus de restrictions. Un sens de circulation devra être prévu avec fléchage au sol et respect de la distanciation.- Les masques seront obligatoires pour tous (non fournis par l’ACDL) et une vingtaine de bouteilles degel hydroalcoolique sera à la disposition sur chaque stand et une à l’entrée.- Une désinfection sera faite également à chaque stand et après chaque passage de visiteurs.

Un affichage est prévu à l’entrée avec les consignes de sécurité et les gestes « barrière ».
- Des stylos désinfectés seront également mis à disposition du public.
- Pour le goûter qui est offert, il faut prévoir des gâteaux individuels emballés.
- Pour le pot convivial de fin de journée, il faudrait mieux acheter des petits fours et des choses qui se
piquent afin d‘éviter tout contact entre les personnes.
- La buvette sera installée à l’extérieur de la salle et les boissons en individuel pourront être servies sauf la
bière à tirer et servie en « écocup » avec consigne de 1€.
Organisation de la journée
- Les boissons, gâteaux, paquets de chips et autres seront achetées dans la semaine.
- RDV le vendredi fin de journée pour l’installation de la buvette ; Gérard demande de l’aide pour la monter
- RDV le samedi à partir de 9 h pour tout installer : tables, panneau d’affichage, grilles et logistique
électrique.
Chaque animateur & professeur préparera son stand.
Pot amical et musical : il est prévu en fin de journée aux alentours de 18h ; Bernadette demande si les animateurs
de musique peuvent faire des intermèdes.
Christophe propose de faire des petits moments de 5 mn plusieurs fois. Paul, lui, propose une demi heure et après
passer de la musique.
Les animateurs musique doivent savoir si leurs élèves seront présents fin août ; en fonction de, une prestation de ¾
d’heure pourrait être envisagée. Les animateurs «musique » s’occupe de la sonorisation et se mettront sur la scène prévue de la salle de spectacles.
A envisager également une scène à l’extérieur que l'on demandera et réservera auprès de la commune (hors
réunion).
Côté logistique
Frédéric va demander à Jean Marc pour récupérer une vingtaine de grilles et des barrières pour délimiter et faire un
circuit de circulation. Ces grilles et barrières devront être amenés à la salle de spectacles par les agents techniques
de la Mairie.
Il faudra prévoir beaucoup de rallonges électriques pour les stands.
Il s’agit également de présenter notre association; des plaquettes et feuilles d’inscriptions seront à disposi tion,
Frédéric mettra en avant également notre spectacle du mois d’Octobre de la Cie Tout par terre avec affiche à l'
appui.
Marie Hélène a vu Blandine, elle sera certainement absente ; Marie Hélène ira donc chercher des compositions
florales au Paradis Végétal le vendredi et les ramènera le dimanche. Elles serviront de décoration. Un panneau avec
des photos de l’art floral est envisagé. Des gobelets à l’effigie de l’ACDL ont été commandés par Marie Hélène ; ils seront donc utilisés lors de cette journée avec une consigne de 1 € par gobelet. Ces derniers font 25 cl, nous allons donc voir les nouveaux tarifs en réunion de bureau courant Août. Bernadette s’inquiète par rapport au nombre de stand (un par activité) dans la salle au vu la crise sanitaire.
Les activités seront réparties comme suit; il faudra juste prévoir des stands à l’extérieur et intérieur si la météo
nous fait défaut :

Dans la salle:
Batterie percussions
Danse de salon
Coupé décalé
Théâtre
Claquettes
Gymnastique
Informatique
Couture
Guitare
Arts martiaux
Extérieur:
Chorale
Porcelaine
Marche & Mémoire locale
Ces 3 stands seront dans la salle si la météo n’est pas bonne.
Fin de la réunion à 20h30 avec un pot convivial offert.
Une réunion de bureau aura lieu le Mardi 18
Août pour finaliser l'organisation de cette journée et nous vous
donnons rendez vous le SAMEDI 29 AOÛT à 9 h pour la préparation avec ce qu' on a l' habitude de faire au
sein de l' association en matière de convivialité.
Le plan des stands dans la salle
des spectacles des Glamots est joint à ce compte rendu.
Po/ Le Président ACDL
MJC Roullet

Compte rendu n° 07 - 2019/2020

Réunion : Conseil d’Administration Lieu :

Salle du Berguille Présents : Frédéric FAVIER ; Georges PAGNUCCO ; Jeannette LEBRAUD ; Bernadette OLIVIER ; Stella LAMBERT ; François PENELLE ; Annie POLIDORI ; Alexis DUBREZ ; Delphine ROUCHER ; Annick BROUILLET ; Marie-Hélène VACHER ; Gérard LAURENÇON ; Jean-Luc CIBARD Excusés : Marie-Laure PENELLE ; Didier GUINARD ; Marie-Claire DUPAS

Vendredi 19 juin 2020 Début : 18h00 Durée : 20h30

Diffusion :

"Annie POLIDORI" <apolidori2@wanadoo.fr> ; "Annick BROUILLET" <annick.brouillet@orange.fr> ;

"Didier GUINARD" <guinarddidier@yahoo.fr> ; "François PENELLE" <francois.penelle@wanadoo.fr> ;

; "Marie-Laure PENELLE" <laulaure.penelle@gmail.com> ; "Stella LAMBERT" <lambert.stella33@orange.fr> ; "Frédéric FAVIER" <favier.f@orange.fr> ; "Bernadette OLIVIER" <jeanpierre-olivier@bbox.fr> ; "'Giorgio PAGNUCCO " <gipag16300@gmail.com> ;

"Gérard LAURENCON" <gerard.laurencon2@orange.fr> ; "Marie-Hélène VACHER" <famille.vacher16@orange.fr>

"Jeannette LEBRAUD" <jessicalebraud@hotmail.com> ; "Jean-Luc CIBARD" <culture@effervescentre.fr> ; "Marie-Claire DUPAS" <marieclaire.dupas@orange.fr> ; "ALEXIS DUBREZ" <alexis.dubrez@live.fr>, "DELPHINE ROUCHER" <jdroucher@laposte.net >;

*******************************************************************

Ordre du jour 1) Point de situation de l’association en lien avec la Covid-19 2) Retour et suite à donner de la rencontre avec Julia 3) Organisation Journées Portes Ouvertes du 29 août 2020 4) Questions diverses

1 - Point de situation de l’association en lien avec la Covid-19 et retour de la rencontre avec Julia sur ce thème,

Les réunions ne peuvent se tenir qu'ici à la Salle du Berguille, ce qui permet de nous réunir en CA dans les conditions sanitaires actuelles et applicables mais aussi car toutes les salles communales sont fermées. Frédéric remercie les membres du bureau ainsi que celles et ceux du CA pour avoir gardé les contacts pendant cette période difficile en sachant que 2 réunions de bureau ont été tenues téléphoniquement et une réunion de bureau en présentiel chez Marie-Hélène.

Association Culturelle Détente et Loisirs

Siège : 42, rue Nationale – 16440 ROULLET-SAINT-ESTÈPHE acdlroullet@gmail.com Contact : 06 84 23 78 24

www.acdlroullet.fr 1

Jusqu’à maintenant toutes nos activités ont pu perdurer quand elles le pouvaient : Par exemple, l’anglais a communiqué par internet, la chorale par Whatsapp, le coupé décalé par cours vidéo et la musique également.

Pour d’autres activités comme la marche, l’informatique ou la couture cela n’a pas pu être possible.

La situation est toujours compliquée car les salles communales et d’activité ne sont pas accessibles jusquà décision du Maire sachant que l’état d’urgence sanitaire est en vigueur jusqu'au 10 Juillet. Nous avons travaillé un courrier qui sera adressé aux adhérents et en parallèle Frédéric a demandé à Alexis différents courriers destinés à réagir sur la situation en cours à savoir un courrier à l’intention du Maire mais aussi un courrier à destination des animateurs.

Marie-Hélène lit aux membres le mot du président préparé qui sera envoyé aux adhérents par mail ce week-end. Frédéric relit le courrier d’Alexis. On a modifié le courrier qui sera envoyé aux adhérents.

Le courrier au Maire et aux animateurs (salariés, auto-entrepreneurs et bénévoles) : Bernadette dit que cela met en péril le devenir de l’association mais aussi en difficulté la pratique de nos activités.

Entre temps, et vu les remontées, il a été décidé de ne pas envoyer ces courriers pour le moment.

Cette période nous a posé beaucoup de questions et de revoir notre position face aux animateurs : problème avec l’activité de Gymnastique et quelques soucis avec M. Zitouni qui souhaitait reprendre ses cours dès le 11 Mai date du déconfinement total alors que nous l’avions informé des étapes du déconfinement. En tout état de cause, la mairie, de part les responsabilités encourues, a suivi les consignes préfectorales liées à la crise et autorise à ce que les cours dits « collectifs » soient donnés à l 'extérieur.

Cette période nous a alerté sur le fait de notre engagement vis-à-vis des salariés, des autoentrepreneurs et des bénévoles. Nous sommes l’employeur de M. Zitouni et il doit se conformer à son contrat de travail qui le et nous protège vis-à-vis des recommandations que nous pouvons faire.

Mais pour nos auto-entrepreneurs il n’y a pas d’engagement : Alexis a récupéré un document de France Bénévolat qui peut nous être utile quant à la rédaction du contrat d’engagement.

Le courrier destiné au personnel fait par Alexis est approuvé par le CA et sera envoyé à Bernard Zitouni et Josette Heulet en Recommandé avec Accusé de Réception. Il est aussi destiné aux animateurs auto- entrepreneurs mais il n’a pas été jugé nécessaire de l’envoyer aux animateurs « bénévoles » suite à des remontées.

Celui-ci n’a pas été envoyé à ce jour et sera le relais avec la charte et le contrat d' engagement que nous devons travailler.

Nous devons rédiger une charte pour nos personnels, autoentrepreneurs & bénévoles : l’idée est de créer un groupe de travail pour travailler cette charte. On a vu avec Julia et l’appui de Jean-Luc, il faut qu’on ait ce document pour les valeurs et l’esprit de philosophie de notre association. Stella dit que ça permet un engagement moral et que c’est important. Cela permet aussi de formaliser les valeurs de l’association. Frédéric propose d’une part de rencontrer Océane RAMM avant le 4 Juillet afin d' évoquer nos problématiques liées à la crise sanitaire et de pouvoir nous épauler et aider sur un futur poste de technicien afin d ' éviter l' épuisement des bénévoles ; d' autre part, il s' agirait également de créer un groupe de travail concernant la rédaction du contrat d' engagement et la charte de l' association.

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Ceux qui souhaitent participer à ce groupe :

✓ François, ✓ Alexis (il souhaite qu’il y ait quelqu’un qui soit moins formaliste). ✓ Delphine ✓ Georges ✓ Frédéric

Comme évoqué depuis longtemps, et, afin d’éviter l' épuisement des bénévoles, il faut que nous continuions à créer des binômes en sachant que nous attendons la démission de Marie-Claire DUPAS, que Bernadette nous quittera dans un an et que Georges est inquiet pour le site internet et le côté communication.

Frédéric demande aux membres de réfléchir à faire partie d’un binôme avec Georges sur le côté Communication et Site Internet, Stella demande s’il faut avoir des bases en la matière ; Georges dit que non, cela fonctionne avec des codes d’accès.

Frédéric évoque également le recrutement d’une personne qui serait salarié afin de gérer tout ce qui aurait attrait à l’administratif et à la gestion de l’association mais aussi d' éviter l’épuisement des bénévoles. Il faut aussi prendre en compte le côté financier de cette opération ; Alexis dit que l’association dispose d'un budget de 60.000 € ; si nous prenons un mi-temps payé au smic, on part sur environ 6000-8000 € pour l’année. C’est un coût mais c’est aussi une liberté d’esprit qui représente 10% de charges d’exploitation. Il faut travailler cette idée et créer une fiche de poste : il faut lister les tâches qui nous manquent. Georges est étonné de la non-réaction des trésoriers. Jean-Luc demande quels sont nos réels besoins ? il faut définir des axes. Annie dit que ça lui échappe : en fait Frédéric craint qu’il y ait épuisement. Mais le souhait serait d’avoir éventuellement une personne qui nous aiderait.

Autre point dû à la crise du COVID : nous avons souhaité et décidé de ne pas rembourser les adhérents sur les mois encourus par la crise sanitaire ; ceux-ci n'ayant pas émis de revendications spécifiques à part les élèves de Mr ZITOUNI qui n'on pas eu d'information de sa part. Bernadette informe ce qui est écrit sur la feuille d’inscription : le trimestre commencé sera réputé acquis et pas de remboursement du 3è trimestre sans justification valable. Les cours ont continué pour la plupart, on a continué à payer les salariés et les auto-entrepreneurs.

On a reçu un mail de l’UDMJC pour avoir une aide possible de la région destinée aux associations qui ont subi les aléas de cette crise liée à la Covid-19. Il y aurait un dossier à monter. Frédéric transmettra le dossier à Bernadette et François.

La plaquette est finalisée et imprimée en 3000 exemplaires qui seront mis dans les boites aux lettres comme c’est prévu. Elle sera distribuée par Nicolas la semaine du 3 août, en évitant les lundis et mardis car ce sont les jours où il y a distribution de prospectus dans les boites, et nos plaquettes pourraient être « noyées » dans la masse.

3 - Organisation Journées Portes Ouvertes du 29 août 2020

Marie-Hélène a travaillé un flyer pour faire la publicité de cette journée et nous souhaitons organiser une réunion de préparation en espérant avoir tous les animateurs et qu’une salle soit ouverte, sinon ce sera la salle du Berguille (salle réservée pour le 21 Juillet à 18h).

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Chacun présentera ses activités. On prévoit un goûter offert et une buvette sera tenue (Gérard l’a réservée). Il est demandé aux bénévoles de faire des gâteaux. Le soir, un pot amical et musical sera proposé en partenariat avec les animateurs des activités « musique »

Un article paraitra dans SORTIR 16 en juillet /août pour un montant de 54 € . Une communication est faite également par le Flash Info de la commune. Frédéric se chargera de prévenir la presse,

Une réunion est donc prévue le mardi 21 juillet 2020 à 18 h avec pot offert à la Salle du Berguille. Si toutefois les animateurs ne pouvaient être présents à cette réunion, il faudrait qu'ils nous informent de leur requête technique. Marie-Hélène fera un mail d’invitation. Annie propose de faire un doodle.

4 - Questions diverses

Marie-Hélène & Stella ont remodelé le questionnaire qui sera remis aux animateurs pour nos adhérents à retourner au plus tard le 13 Novembre 2020. Ce questionnaire anonyme est destiné à répondre aux besoins des usagers de l’association et sera dépouillé et interprété lors de notre Assemblée Générale éventuellement. Frédéric rappelle l’utilité d’aller voir les activités et d'inciter les adhérents à participer à l' AG. Jean-Luc nous informe de la démission de Christophe Rupeyron (baby ludo-gym) qui sera remplacé par Tanguy et qui prendra ses fonctions le 31 août.

Jeannette intervient sur les voyages : La semaine en Italie ne se fera pas, il ne restait que 6 personnes inscrites ; elle est reportée en septembre 2021 Un week-end est prévu au Pays Basque les 10 & 11 octobre 2020 sous réserve des conditions sanitaires qui seront mises en place à cette période. Le week-end du Puy du Fou est reporté au 12-13 juin 2021 (ils ont réouvert le 13 juin 2020 mais sans le spectacle du soir) Stella a rejoint Jeannette sur ce pôle afin de pouvoir créer un binôme.

La question à valider au prochain CA : doit-on faire payer une adhésion de 7 € à ceux qui partent en voyage ? Jeannette dit qu’il y aura moins d’élèves en couture car on a augmenté le tarif à l’année.

Soirée théâtre du 18 octobre 2020 : on la maintient pour l’instant. On verra comment on l’organisera par rapport à la crise et surtout en fonction de son évolution et des mesures qui seront appliquées à cette période. C’est aussi un moment où on se retrouve socialement et culturellement ; cela nous permet de garder nos valeurs associatives que sont le lien social, le respect d’autrui et la rencontre entre toutes les personnes quelques soient leur catégorie sociale, de handicap et de différence. Sandy souhaiterait faire un concert avant la fin de l’année. L’église de Roullet sera en travaux, il reste celle de Saint Estèphe mais il n’y a pas de chauffage.

Pas de prochaine date de CA prévue : un calendrier de réunion est en cours d’élaboration pour le 2ème semestre Fin de la réunion à 20h30

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Compte rendu n° 06 - 2019/2020. NB: ces dispositions seront remises en question suite à l'arret des activités causé par le coronavirus.

Réunion : Conseil d’Administration Lieu :

Maison pour Tous Présents : Frédéric FAVIER ; Georges PAGNUCCO ; Jeannette LEBRAUD ; Bernadette OLIVIER ; Stella LAMBERT ; François PENELLE ; Annie POLIDORI ; Didier GUINARD ; Alexis DUBREZ ; Delphine ROUCHER ; Marie-Claire DUPAS ; Annick BROUILLET ; Marie-Hélène VACHER ; Invités : Christophe BAILLET Excusés : Marie-Laure PENELLE ; Julia HENAUD Chargée de mission ; Charlie DECADT Paul SEITZ ; Gérard LAURENÇON ; Jean-Luc CIBARD ; David DENIS (directeur Effervescentre) ; Jean-Hugues PAILHOU

Mercredi 05 février 2020 Début : 18h30 Durée : 2h30.

Diffusion :

"Annie POLIDORI" <apolidori2@wanadoo.fr> ; "Annick BROUILLET" <annick.brouillet@orange.fr> ;

"Didier GUINARD" <guinarddidier@yahoo.fr> ; "François PENELLE" <francois.penelle@wanadoo.fr> ;

"Gérard LAURENCON" <gerard.laurencon2@orange.fr> ; "Marie-Hélène VACHER" <famille.vacher16@orange.fr>

"Jeannette LEBRAUD" <jessicalebraud@hotmail.com> ; "Jean-Luc CIBARD" <culture@effervescentre.fr> ; "Marie-Claire DUPAS" <marieclaire.dupas@orange.fr> "ALEXIS DUBREZ" <alexis.dubrez@live.fr>, "DELPHINE ROUCHER" <jdroucher@laposte.net >; « David DENIS » <direction@effervescentre.fr>

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Ordre du jour 1) Projet Fête de la Musique : débat et validation du projet en présence des animateurs 2) Bilan de la mission et du travail effectué par Julia HENAUD 3) Missions et tâches des membres du CA : finalisation du tableau de suivi 4) Communication externe et interne : Support et questionnaire aux adhérents

(voir ci-joint) 5) Questions diverses

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1 - Projet fête de la Musique : débat et validation du projet en présence des animateurs

Frédéric Favier remercie Christophe BAILLET qui est présent à cette réunion pour ce point.

Nous débutons par un débat sur le projet Fête de la Musique prévu au restaurant Le Berguille à Roullet- St-Estèphe le 12 juin 2020. Frédéric Favier a demandé aux animateurs des activités Musique de monter un projet, projet monté en décembre dernier : Il s’agit d’un dîner spectacle au restaurant le Berguille de 18h30 à 22h30 pendant lequel les parents et famille des élèves viendraient écouter et applaudir leurs enfants lors d’un repas concert de fin d ‘année.

Il avait été proposé les tarifs suivants : 8 € pour les enfants 12 € pour les adultes et un bulletin serait édité et proposé aux parents avec réponse des familles demandée avant le 22 février pour leur présence.

Christophe Baillet nous donne les informations sur la logistique et les coûts de cette soirée pour l’ACDL seraient :

Les animateurs seraient rémunérés sur la base de 7 h de cours => 7 x 4 x 26 € = 728 €
Les instruments sont ceux des professeurs et élèves
La lumière est prêtée
Le devis pour la sono est de 250 € pour la soirée (devis donné par Bernadette)

En réunion de bureau, il a été dit que les 7 h de cours coûteraient trop chers ; il est difficile de financer ce cout + la sono.

Bernadette Olivier insiste sur le fait que dans ce projet, l’ACDL débourse beaucoup de frais sans avoir de retour financier. Le repas est au bénéfice du restaurant le Berguille et du coup aucun bénéfice pour l’ACDL.

Paul Seitz avait émis l’idée de faire payer plus cher les personnes et ainsi l’ACDL récupérerait la différence : par exemple, 15 € par personne = 10 € le repas + 5 € pour l’association.

Autre problème : le restaurant va-t-il pouvoir gérer une centaine de personnes ? (cela peut atteindre ce nombre. Christophe dit que le restaurateur adaptera le repas en fonction du nombre de personnes d’où le retour des réponses en février. Christophe pense que 100 personnes logent dans la salle du Berguille.

François Penelle pense que le fait de faire payer les parents est un risque car ils payent déjà les cours + l’adhésion à l’ACDL. Christophe répond que c’est un prix : 15 € pour un diner spectacle et cela permettait de partager un moment convivial avec les parents. Christophe B pense qu’on peut demander plus en participation : 15 € le repas + 5 € pour l’asso pour l’organisation, mais cela fait trop cher et psychologiquement il vaut mieux 15 € que 20 € ! A partir de 40 personnes, le restaurateur va privatiser la salle en ne prenant aucun autre client. Christophe pense qu’on peut atteindre largement une centaine de personnes, avec les parents et la famille de tous les élèves.

Il faudrait faire un sondage mais le résultat risque d’être tronqué (entre les personnes qui diraient OK maintenant et pas disponible le 12 juin !) Frédéric souhaite que l’on sonde quand même François dit que comme il y a participation financière c’est plus de risqué.

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Pourquoi faire un repas dit Annick Brouillet ? car c’était dans le projet initial et par rapport à la météo, c’est moins risqué d’être à l’intérieur. Frédéric a peur par rapport à un éventuel nombre de personnes important et la capacité de la salle.

Le spectacle durerait 3 h ; Stella Lambert le voit plus sous forme d’apéritif dinatoire. Christophe dit que l’idée est de proposer un repas ou on peut inviter plus de gens et dans ce cas les gens seraient assis en famille. François craint que le côté financier par famille soit trop coûteux.

L’ACDL ne doit pas être perdante non plus, voici un budget prévisionnel simple : 250 € forfait sono 7 h x 4 x 26 € = 728 € (cours montage et démontage du matériel) Total de 978 € => avec une participation de 5 € par personne, il faudrait environ 200 personnes présentes.

Si les animateurs acceptent 5 h au lieu de 7 h de rémunération : 5 h X 4 x 26 € = 520 € 250 € sono Total des coûts = 770 € => on passerait à 154 personnes, ce qui est plus jouable.

Georges pense que les professeurs pourraient faire un effort sur le côté financier.

Frédéric indique que l’ACDL avait déjà organisé une fête de la musique qui se tenait à l’extérieur , le restaurant le commerce faisait les pizzas et l’ACDL vendait les parts de pizzas. On avait décidé de ce projet pour moins de logistique ; mais cela reste à l’extérieur et nous serions une fois de plus dépendant de la météo !

LE CA valide le projet avec les conditions suivantes : Repas : 10 € adultes + de 12 ans – 7 € pour els – de 12 ans Participation à l’organisation : 5 € par personne Les animateurs : rémunération sur la base de 5 h de cours Sono : 250 € Pour équilibrer, il faudra donc environ 150 personnes ;il faut donc voir avec le restaurateur pour une question de sécurité Christophe lance donc le sondage très vite auprès des parents et on verra avec le feedback avant les vacances ; on espère avoir un résultat pour al prochaine réunion de bureau le 03 mars et le CA validerait le 17 mars.

Frédéric pense qu’il faut aussi réfléchir à un plan B par rapport au lieu... si jamais ce n’est pas possible avec le Berguille. Stella propose les Gabariers : à ce moment-là nous ferions une entrée à 5€ !

2 - Bilan de la mission et du travail effectué par Julia HENAUD

Julia a fini sa mission. Marie enverra les documents par mail aux membres du CA pour qu’ils prennent connaissance de sa conclusion. David DENIS, absent ce soir, sera là au prochain CA (17 mars) pour présenter les conclusions de cette démarche et a informé Frédéric que Julia sera présente pour continuer à accompagner à la vie associative de l’ACDL.

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3 - Missions et tâches des membres du CA : finalisation du tableau de suivi

Le tableau de suivi de mission (établi par Julia) a été rempli par le bureau mais pas par les membres du CA. Cela avait été demandé par mail mais vu qu’il n’y a eu aucun retour, Il est demandé aux membres de retourner ce tableau à Marie-Hélène VACHER pour le traiter ensuite. Marie-Hélène l’a renvoyé par mail le 6 février 2020 à tous les membres.

4 - Communications externe & interne : support et questionnaire aux adhérents

(envoyé aux membres par mail)

Nous avons un groupe de travail prévu vendredi 7 février à partir de 14h à Effervescentre sur le thème de la « COMMUNICATION » : Annie, Frédéric, François, Georges, Jean-Luc, Marie-Hélène seront présents. La prochaine plaquette est à travailler. Il y a d’ailleurs une réunion avec les animateurs prévues le samedi 18 avril pour finaliser cette plaquette.

Nous ferons un petit support pour la foire aux chocolats (4 & 5 avril prochains) 1er tirage est prévu en juin et distribution dans les boites aux lettres mi-août et lors de la journée Portes Ouvertes le 29 août 2020.

Le Questionnaire de Julia est à retravailler en bureau.

Si les animateurs les distribuent aux adhérents, il faudra leur expliquer :

Le but => connaître les adhérents et s’axer sur les activités
Pour qui => à l’usage unique des membres du bureau et ceux du CA
Son importance Ceci veut dire qu’il faudra en imprimer 400 exemplaires et le retour serait de 1% selon Delphine ROUCHER On peut aussi le distribuer lors d’un évènement ou aux Portes Ouvertes mais cela ne touchera pas tous nos adhérents Sa diffusion est à discuter au groupe de travail de vendredi.

Le CA valide la diffusion du questionnaire par vote à main levée. Delphine informe que l’on peut aussi mettre des grands panneaux sur les murs et les personnes le remplissent lors des portes ouvertes.

On peut aussi l’envoyer par mail (pas d’impression) mais Marie-Hélène craint qu’il n’y ait pas de retour ! Alexis trouve que c’est le jour et la nuit entre les CA de l’année dernière et le dernier ; le travail de Julia a donc porté ses fruits.

5 - Questions diverses

Informatique : Georges est inquiet sur le devenir de l’activité : Effervescentre met en place des chèques APTIC destinés aux personnes disposant du RSA sur la base de 8 ateliers dispensés par Christophe d’Effervescentre. Si les personnes veulent se perfectionner ils seront renvoyés sur l’ACDL.

Danse jazz : Karine Villard est en arrêt depuis début janvier et ne reprendra pas les cours avant 9 mois. Frédéric souhaite avoir un plan B et se rappelle que Fanny avait donné des écoles de formation de danse pour trouver un nouveau professeur.

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Couture : Jeannette n'avait plus la salle, Frédéric a fait le courrier pour la salle à la mairie et attend la réponse. Elles sont nombreuses à la couture (19 personnes) et certaines malheureusement ne peuvent plus trop monter des marches. La maison pour tous est pratique.

Prochaines pièces de Théâtre pour ceux que ça intéresse :

Théâtre à Voeuil le vendredi 7 février : Cie L’Entr’acte « le technicien » 20h30 => 8 €
Théâtre à Brie le vendredi 21 février, « le fusible » Cie le Manteau d’Arlequin

A ce propos, les personnes allant voir un spectacle pour proposer à notre association seront remboursées sur justificatif du ticket. Pour notre soirée du 17 octobre, on est en rapport avec la Cie Tout par Terre, spectacle de jonglerie : en soirée (le samedi) ou en après-midi (le dimanche serait mieux) ; avec le travail de Jean-Luc & ses élèves en avant-première.

« Soirs bleus » : « le sadique » Cie C’est comme un pif : spectacle de rue le 9 juillet à Saint Estèphe : à voir pour que l’ACDL participe avec RSE Patrimoine. RSE : la balade gourmande sera liée au soir bleu le 9 juillet

Bernadette s’est faite reproché par M. Zitouni que pour les vœux de l’ACDL (24 janvier dernier), il a cherché la salle et qu’il y avait personne lorsqu’il l’a trouvée : il était 19h15 et tout le monde était parti ! Il veut faire un article avec Mme Rebeix de la Charente Libre sur son activité.

Sortie Puy du Fou les 6 & 7 juin prochain : Marie-Hélène a fait des flyers afin de les diffuser pour remplir le bus : pour l’instant il n’y a que 29 personnes !

Prochaine réunion de CA le mardi 17 mars 2020 à 18h15 à la Maison pour tous

Fin de la réunion à 20h30

Association Culturelle Détente et Loisirs

Siège : 42, rue Nationale – 16440 ROULLET-SAINT-ESTÈPHE acdlroullet@gmail.com Contact : 06 84 23 78 24

www.acdlroullet.fr