Compte-rendus des Conseils d'Administration

Compte rendu n° 06 - 2019/2020. NB: ces dispositions seront remises en question suite à l'arret des activités causé par le coronavirus.

Réunion : Conseil d’Administration Lieu :

Maison pour Tous Présents : Frédéric FAVIER ; Georges PAGNUCCO ; Jeannette LEBRAUD ; Bernadette OLIVIER ; Stella LAMBERT ; François PENELLE ; Annie POLIDORI ; Didier GUINARD ; Alexis DUBREZ ; Delphine ROUCHER ; Marie-Claire DUPAS ; Annick BROUILLET ; Marie-Hélène VACHER ; Invités : Christophe BAILLET Excusés : Marie-Laure PENELLE ; Julia HENAUD Chargée de mission ; Charlie DECADT Paul SEITZ ; Gérard LAURENÇON ; Jean-Luc CIBARD ; David DENIS (directeur Effervescentre) ; Jean-Hugues PAILHOU

Mercredi 05 février 2020 Début : 18h30 Durée : 2h30.

Diffusion :

"Annie POLIDORI" <apolidori2@wanadoo.fr> ; "Annick BROUILLET" <annick.brouillet@orange.fr> ;

"Didier GUINARD" <guinarddidier@yahoo.fr> ; "François PENELLE" <francois.penelle@wanadoo.fr> ;

; "Marie-Laure PENELLE" <laulaure.penelle@gmail.com> ; "Stella LAMBERT" <lambert.stella33@orange.fr> ; "Frédéric FAVIER" <favier.f@orange.fr> ; "Bernadette OLIVIER" <jeanpierre-olivier@bbox.fr> ; "'Giorgio PAGNUCCO " <gipag16300@gmail.com> ;

"Gérard LAURENCON" <gerard.laurencon2@orange.fr> ; "Marie-Hélène VACHER" <famille.vacher16@orange.fr>

"Jeannette LEBRAUD" <jessicalebraud@hotmail.com> ; "Jean-Luc CIBARD" <culture@effervescentre.fr> ; "Marie-Claire DUPAS" <marieclaire.dupas@orange.fr> "ALEXIS DUBREZ" <alexis.dubrez@live.fr>, "DELPHINE ROUCHER" <jdroucher@laposte.net >; « David DENIS » <direction@effervescentre.fr>

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Ordre du jour 1) Projet Fête de la Musique : débat et validation du projet en présence des animateurs 2) Bilan de la mission et du travail effectué par Julia HENAUD 3) Missions et tâches des membres du CA : finalisation du tableau de suivi 4) Communication externe et interne : Support et questionnaire aux adhérents

(voir ci-joint) 5) Questions diverses

Association Culturelle Détente et Loisirs

Siège : 42, rue Nationale – 16440 ROULLET-SAINT-ESTÈPHE acdlroullet@gmail.com Contact : 06 84 23 78 24

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1 - Projet fête de la Musique : débat et validation du projet en présence des animateurs

Frédéric Favier remercie Christophe BAILLET qui est présent à cette réunion pour ce point.

Nous débutons par un débat sur le projet Fête de la Musique prévu au restaurant Le Berguille à Roullet- St-Estèphe le 12 juin 2020. Frédéric Favier a demandé aux animateurs des activités Musique de monter un projet, projet monté en décembre dernier : Il s’agit d’un dîner spectacle au restaurant le Berguille de 18h30 à 22h30 pendant lequel les parents et famille des élèves viendraient écouter et applaudir leurs enfants lors d’un repas concert de fin d ‘année.

Il avait été proposé les tarifs suivants : 8 € pour les enfants 12 € pour les adultes et un bulletin serait édité et proposé aux parents avec réponse des familles demandée avant le 22 février pour leur présence.

Christophe Baillet nous donne les informations sur la logistique et les coûts de cette soirée pour l’ACDL seraient :

Les animateurs seraient rémunérés sur la base de 7 h de cours => 7 x 4 x 26 € = 728 €
Les instruments sont ceux des professeurs et élèves
La lumière est prêtée
Le devis pour la sono est de 250 € pour la soirée (devis donné par Bernadette)

En réunion de bureau, il a été dit que les 7 h de cours coûteraient trop chers ; il est difficile de financer ce cout + la sono.

Bernadette Olivier insiste sur le fait que dans ce projet, l’ACDL débourse beaucoup de frais sans avoir de retour financier. Le repas est au bénéfice du restaurant le Berguille et du coup aucun bénéfice pour l’ACDL.

Paul Seitz avait émis l’idée de faire payer plus cher les personnes et ainsi l’ACDL récupérerait la différence : par exemple, 15 € par personne = 10 € le repas + 5 € pour l’association.

Autre problème : le restaurant va-t-il pouvoir gérer une centaine de personnes ? (cela peut atteindre ce nombre. Christophe dit que le restaurateur adaptera le repas en fonction du nombre de personnes d’où le retour des réponses en février. Christophe pense que 100 personnes logent dans la salle du Berguille.

François Penelle pense que le fait de faire payer les parents est un risque car ils payent déjà les cours + l’adhésion à l’ACDL. Christophe répond que c’est un prix : 15 € pour un diner spectacle et cela permettait de partager un moment convivial avec les parents. Christophe B pense qu’on peut demander plus en participation : 15 € le repas + 5 € pour l’asso pour l’organisation, mais cela fait trop cher et psychologiquement il vaut mieux 15 € que 20 € ! A partir de 40 personnes, le restaurateur va privatiser la salle en ne prenant aucun autre client. Christophe pense qu’on peut atteindre largement une centaine de personnes, avec les parents et la famille de tous les élèves.

Il faudrait faire un sondage mais le résultat risque d’être tronqué (entre les personnes qui diraient OK maintenant et pas disponible le 12 juin !) Frédéric souhaite que l’on sonde quand même François dit que comme il y a participation financière c’est plus de risqué.

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Pourquoi faire un repas dit Annick Brouillet ? car c’était dans le projet initial et par rapport à la météo, c’est moins risqué d’être à l’intérieur. Frédéric a peur par rapport à un éventuel nombre de personnes important et la capacité de la salle.

Le spectacle durerait 3 h ; Stella Lambert le voit plus sous forme d’apéritif dinatoire. Christophe dit que l’idée est de proposer un repas ou on peut inviter plus de gens et dans ce cas les gens seraient assis en famille. François craint que le côté financier par famille soit trop coûteux.

L’ACDL ne doit pas être perdante non plus, voici un budget prévisionnel simple : 250 € forfait sono 7 h x 4 x 26 € = 728 € (cours montage et démontage du matériel) Total de 978 € => avec une participation de 5 € par personne, il faudrait environ 200 personnes présentes.

Si les animateurs acceptent 5 h au lieu de 7 h de rémunération : 5 h X 4 x 26 € = 520 € 250 € sono Total des coûts = 770 € => on passerait à 154 personnes, ce qui est plus jouable.

Georges pense que les professeurs pourraient faire un effort sur le côté financier.

Frédéric indique que l’ACDL avait déjà organisé une fête de la musique qui se tenait à l’extérieur , le restaurant le commerce faisait les pizzas et l’ACDL vendait les parts de pizzas. On avait décidé de ce projet pour moins de logistique ; mais cela reste à l’extérieur et nous serions une fois de plus dépendant de la météo !

LE CA valide le projet avec les conditions suivantes : Repas : 10 € adultes + de 12 ans – 7 € pour els – de 12 ans Participation à l’organisation : 5 € par personne Les animateurs : rémunération sur la base de 5 h de cours Sono : 250 € Pour équilibrer, il faudra donc environ 150 personnes ;il faut donc voir avec le restaurateur pour une question de sécurité Christophe lance donc le sondage très vite auprès des parents et on verra avec le feedback avant les vacances ; on espère avoir un résultat pour al prochaine réunion de bureau le 03 mars et le CA validerait le 17 mars.

Frédéric pense qu’il faut aussi réfléchir à un plan B par rapport au lieu... si jamais ce n’est pas possible avec le Berguille. Stella propose les Gabariers : à ce moment-là nous ferions une entrée à 5€ !

2 - Bilan de la mission et du travail effectué par Julia HENAUD

Julia a fini sa mission. Marie enverra les documents par mail aux membres du CA pour qu’ils prennent connaissance de sa conclusion. David DENIS, absent ce soir, sera là au prochain CA (17 mars) pour présenter les conclusions de cette démarche et a informé Frédéric que Julia sera présente pour continuer à accompagner à la vie associative de l’ACDL.

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3 - Missions et tâches des membres du CA : finalisation du tableau de suivi

Le tableau de suivi de mission (établi par Julia) a été rempli par le bureau mais pas par les membres du CA. Cela avait été demandé par mail mais vu qu’il n’y a eu aucun retour, Il est demandé aux membres de retourner ce tableau à Marie-Hélène VACHER pour le traiter ensuite. Marie-Hélène l’a renvoyé par mail le 6 février 2020 à tous les membres.

4 - Communications externe & interne : support et questionnaire aux adhérents

(envoyé aux membres par mail)

Nous avons un groupe de travail prévu vendredi 7 février à partir de 14h à Effervescentre sur le thème de la « COMMUNICATION » : Annie, Frédéric, François, Georges, Jean-Luc, Marie-Hélène seront présents. La prochaine plaquette est à travailler. Il y a d’ailleurs une réunion avec les animateurs prévues le samedi 18 avril pour finaliser cette plaquette.

Nous ferons un petit support pour la foire aux chocolats (4 & 5 avril prochains) 1er tirage est prévu en juin et distribution dans les boites aux lettres mi-août et lors de la journée Portes Ouvertes le 29 août 2020.

Le Questionnaire de Julia est à retravailler en bureau.

Si les animateurs les distribuent aux adhérents, il faudra leur expliquer :

Le but => connaître les adhérents et s’axer sur les activités
Pour qui => à l’usage unique des membres du bureau et ceux du CA
Son importance Ceci veut dire qu’il faudra en imprimer 400 exemplaires et le retour serait de 1% selon Delphine ROUCHER On peut aussi le distribuer lors d’un évènement ou aux Portes Ouvertes mais cela ne touchera pas tous nos adhérents Sa diffusion est à discuter au groupe de travail de vendredi.

Le CA valide la diffusion du questionnaire par vote à main levée. Delphine informe que l’on peut aussi mettre des grands panneaux sur les murs et les personnes le remplissent lors des portes ouvertes.

On peut aussi l’envoyer par mail (pas d’impression) mais Marie-Hélène craint qu’il n’y ait pas de retour ! Alexis trouve que c’est le jour et la nuit entre les CA de l’année dernière et le dernier ; le travail de Julia a donc porté ses fruits.

5 - Questions diverses

Informatique : Georges est inquiet sur le devenir de l’activité : Effervescentre met en place des chèques APTIC destinés aux personnes disposant du RSA sur la base de 8 ateliers dispensés par Christophe d’Effervescentre. Si les personnes veulent se perfectionner ils seront renvoyés sur l’ACDL.

Danse jazz : Karine Villard est en arrêt depuis début janvier et ne reprendra pas les cours avant 9 mois. Frédéric souhaite avoir un plan B et se rappelle que Fanny avait donné des écoles de formation de danse pour trouver un nouveau professeur.

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Couture : Jeannette n'avait plus la salle, Frédéric a fait le courrier pour la salle à la mairie et attend la réponse. Elles sont nombreuses à la couture (19 personnes) et certaines malheureusement ne peuvent plus trop monter des marches. La maison pour tous est pratique.

Prochaines pièces de Théâtre pour ceux que ça intéresse :

Théâtre à Voeuil le vendredi 7 février : Cie L’Entr’acte « le technicien » 20h30 => 8 €
Théâtre à Brie le vendredi 21 février, « le fusible » Cie le Manteau d’Arlequin

A ce propos, les personnes allant voir un spectacle pour proposer à notre association seront remboursées sur justificatif du ticket. Pour notre soirée du 17 octobre, on est en rapport avec la Cie Tout par Terre, spectacle de jonglerie : en soirée (le samedi) ou en après-midi (le dimanche serait mieux) ; avec le travail de Jean-Luc & ses élèves en avant-première.

« Soirs bleus » : « le sadique » Cie C’est comme un pif : spectacle de rue le 9 juillet à Saint Estèphe : à voir pour que l’ACDL participe avec RSE Patrimoine. RSE : la balade gourmande sera liée au soir bleu le 9 juillet

Bernadette s’est faite reproché par M. Zitouni que pour les vœux de l’ACDL (24 janvier dernier), il a cherché la salle et qu’il y avait personne lorsqu’il l’a trouvée : il était 19h15 et tout le monde était parti ! Il veut faire un article avec Mme Rebeix de la Charente Libre sur son activité.

Sortie Puy du Fou les 6 & 7 juin prochain : Marie-Hélène a fait des flyers afin de les diffuser pour remplir le bus : pour l’instant il n’y a que 29 personnes !

Prochaine réunion de CA le mardi 17 mars 2020 à 18h15 à la Maison pour tous

Fin de la réunion à 20h30

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